Przygotowanie briefu do strony internetowej wielu firmom kojarzy się z przykrym obowiązkiem. Jest do wypełnienia dokument? No to trzeba go jakoś uzupełnić. Problem w tym, że od jakości tego dokumentu często zależy powodzenie całego projektu. Dobrze przygotowany brief pozwala szybciej otrzymać trafną wycenę, sprawniej przejść przez proces projektowy i ograniczyć liczbę poprawek do minimum. To nie jest papierologia. To punkt startowy dla strony internetowej, która ma realizować konkretne cele biznesowe.
Czym jest brief do strony internetowej i dlaczego nie warto traktować go po macoszemu?
Najprościej mówiąc, brief jest dokumentem opisującym projekt. To zbiór informacji, dzięki którym wykonawca może zrozumieć, czego potrzebuje klient i jaką drogą powinien dojść do celu. W praktyce jest jednak czymś znacznie ważniejszym niż zwykły formularz.
Dobry brief porządkuje wiedzę o projekcie. Zmusza do odpowiedzi na pytania, które często nie pojawiają się podczas pierwszej rozmowy z agencją. Po co powstaje nowa strona? Jakie problemy ma rozwiązać? Do kogo będzie kierowana? Jakie funkcje są naprawdę niezbędne, a które są jedynie miłym dodatkiem?
To właśnie na tym etapie wiele firm odkrywa, że potrzebują nie tyle nowej strony, ile nowego sposobu komunikacji z klientami. Zdarza się również odwrotnie – przedsiębiorca jest przekonany, że wystarczy odświeżyć wygląd witryny, podczas gdy prawdziwym problemem okazuje się nieintuicyjna architektura informacji, brak strategii SEO albo skomplikowany proces kontaktu.
Brief pozwala to wszystko uporządkować jeszcze przed rozpoczęciem projektu. Dzięki temu później znacznie łatwiej podejmować decyzje, a cały proces przebiega sprawniej.
Dlaczego dobry brief oszczędza czas, budżet i… cierpliwość?
Jest takie powiedzenie w branży digitalowej: źle opisany projekt kosztuje dwa razy. I trudno się z nim nie zgodzić.
Wyobraź sobie, że zlecasz budowę domu i przekazujesz architektowi jedynie informację, że ma być „nowoczesny, funkcjonalny i najlepiej z dużymi oknami”. Szanse na to, że otrzymasz projekt dokładnie odpowiadający Twoim oczekiwaniom, są raczej niewielkie.
Dokładnie tak samo wygląda projektowanie strony internetowej. Jeżeli brief ogranicza się do dwóch zdań i kilku linków do konkurencji, wykonawca musi opierać się na domysłach. A domysły w projektach cyfrowych bardzo szybko zamieniają się w poprawki, dodatkowe spotkania i kolejne wersje projektu.
Dobrze przygotowany brief sprawia, że od samego początku obie strony rozumieją projekt w podobny sposób. Agencja może przygotować bardziej precyzyjną wycenę, zaplanować harmonogram i dobrać odpowiednie rozwiązania technologiczne. Klient z kolei ma większą pewność, że efekt końcowy będzie odpowiadał jego potrzebom, a nie wyobrażeniom wykonawcy.
Co równie ważne, dobrze przygotowany brief ogranicza zjawisko tzw. scope creep, czyli niekontrolowanego rozrastania się projektu. To sytuacja, w której w trakcie realizacji co chwilę pojawiają się nowe pomysły, dodatkowe funkcjonalności i zmiany, które nie były wcześniej planowane. Oczywiście część z nich jest uzasadniona, ale większość wynika po prostu z tego, że na początku projektu zabrakło konkretów.
Co zyskujesz dzięki dobrze przygotowanemu briefowi?
Korzyści odczuwają obie strony projektu. W praktyce dobrze przygotowany brief oznacza:
- bardziej precyzyjną wycenę już na starcie,
- krótszy proces analizy i planowania,
- mniej nieporozumień podczas realizacji,
- łatwiejszą komunikację pomiędzy klientem a agencją,
- mniejsze ryzyko kosztownych zmian w połowie projektu,
- sprawniejszy proces projektowania UX, UI i architektury informacji.
To pozornie niewielka inwestycja czasu, która bardzo często zwraca się wielokrotnie już podczas pierwszych tygodni współpracy.
Jak przygotować brief do strony internetowej krok po kroku?
Nie istnieje jeden uniwersalny szablon briefu, który sprawdzi się w każdej branży. Inaczej będzie wyglądał dokument przygotowywany dla sklepu internetowego, inaczej dla producenta maszyn przemysłowych, a jeszcze inaczej dla kancelarii prawnej czy startupu technologicznego. Są jednak elementy, których nie powinno zabraknąć praktycznie nigdy.
Zacznij od opisania swojej firmy
Brzmi banalnie? Tylko pozornie.
Wiele briefów rozpoczyna się od szczegółowego opisu funkcjonalności, podczas gdy wykonawca nadal nie wie, czym właściwie zajmuje się firma. Tymczasem zrozumienie modelu biznesowego jest fundamentem całego projektu.
Nie chodzi o tworzenie historii przedsiębiorstwa od momentu założenia ani o opisywanie każdego etapu rozwoju marki. Znacznie ważniejsze są informacje, które pomogą zrozumieć kontekst.
Warto odpowiedzieć między innymi na pytania:
- czym zajmuje się firma,
- jakie produkty lub usługi oferuje,
- na jakim rynku działa,
- co wyróżnia ją na tle konkurencji,
- jakie wartości są ważne dla marki.
Im lepiej wykonawca pozna biznes, tym łatwiej będzie zaprojektować stronę wspierającą sprzedaż i komunikację marki.
Określ cel strony internetowej
To prawdopodobnie najważniejszy fragment całego briefu.
Paradoksalnie wiele firm pomija go niemal całkowicie, zakładając, że odpowiedź jest oczywista. Tymczasem nowa strona internetowa nigdy nie jest celem samym w sobie. Jest narzędziem, które ma realizować konkretne zadania biznesowe.
Dlatego warto zastanowić się, co ma zmienić się po uruchomieniu nowego serwisu. Czy zależy Ci przede wszystkim na większej liczbie zapytań ofertowych? A może celem jest zwiększenie sprzedaży online, poprawa wizerunku marki lub uporządkowanie komunikacji produktowej?
Od odpowiedzi na to pytanie zależy praktycznie cały późniejszy proces projektowy. Inaczej buduje się stronę nastawioną na pozyskiwanie leadów B2B, inaczej sklep internetowy, a jeszcze inaczej portal ekspercki oparty na content marketingu.
Najczęściej spotykane cele to:
- zwiększenie liczby zapytań ofertowych,
- sprzedaż produktów lub usług online,
- budowanie rozpoznawalności marki,
- prezentacja portfolio lub realizacji,
- edukacja klientów poprzez wartościowe treści,
- wsparcie działań SEO i content marketingowych,
- automatyzacja obsługi klienta.
Warto przy tym wskazać jeden cel nadrzędny. Większość stron realizuje kilka funkcji jednocześnie, ale zawsze jedna z nich powinna być priorytetem. To ona będzie później wpływać na architekturę informacji, układ treści oraz projekt doświadczeń użytkownika.
Opisz grupę docelową. Naprawdę konkretnie.
Jest jedno zdanie, które agencje słyszą zdecydowanie zbyt często: „nasza oferta jest dla wszystkich.” Problem w tym, że jeśli próbujesz komunikować się ze wszystkimi, zazwyczaj nie trafiasz do nikogo. Dobrze przygotowany brief powinien więc jasno określać, kto będzie korzystał z nowej strony internetowej i czego będzie na niej szukał.
Nie musisz od razu tworzyć rozbudowanych person marketingowych, ale warto zastanowić się, kim są Twoi odbiorcy. Czy będą to właściciele firm szukający konkretnego wykonawcy? Specjaliści porównujący różne rozwiązania? Klienci indywidualni, którzy chcą szybko znaleźć usługę i zostawić kontakt? Każda z tych grup zachowuje się w internecie inaczej, dlatego inaczej powinno projektować się ścieżkę użytkownika.
Dobrze opisana grupa docelowa pomaga nie tylko projektantom UX. Korzystają z niej również copywriterzy, specjaliści SEO, graficy czy programiści planujący sposób prezentacji treści. Im więcej informacji znajdzie się w briefie, tym mniej zgadywania będzie później podczas realizacji projektu.
Przy opisie odbiorców warto uwzględnić między innymi:
- kim są Twoi klienci,
- jakie problemy próbują rozwiązać,
- co wpływa na ich decyzje zakupowe,
- jakie pytania najczęściej zadają przed kontaktem,
- z jakich urządzeń korzystają najczęściej,
- czy podejmują decyzje szybko, czy potrzebują czasu i dodatkowych informacji.
To właśnie te odpowiedzi pomagają zaprojektować stronę, która będzie intuicyjna i skuteczna, zamiast po prostu estetyczna.
Funkcjonalności – lepiej napisać o nich teraz niż dopisywać je później
Na tym etapie nie musisz przygotowywać szczegółowej dokumentacji technicznej. Warto jednak możliwie dokładnie opisać wszystko, czego oczekujesz od nowej strony. Nawet jeśli część funkcjonalności ma pojawić się dopiero w kolejnych etapach rozwoju serwisu.
To ważne, ponieważ architektura projektu powinna uwzględniać nie tylko bieżące potrzeby, ale również przyszły rozwój. Często dużo łatwiej zaplanować odpowiednią strukturę od początku niż przebudowywać gotową stronę po kilku miesiącach.
Najczęściej w briefach pojawiają się takie elementy jak:
- blog lub centrum wiedzy,
- formularze kontaktowe i leadowe,
- integracja z CRM,
- integracja z systemem ERP,
- sklep internetowy,
- kalkulator wyceny,
- panel klienta,
- system rezerwacji,
- newsletter,
- wersje językowe,
- integracja z narzędziami marketing automation,
- mapa punktów sprzedaży,
- strefa dla partnerów lub dystrybutorów.
Nie oznacza to oczywiście, że każda strona musi posiadać wszystkie wymienione funkcjonalności. Brief powinien jednak jasno wskazywać, które z nich są kluczowe, a które jedynie rozważane na dalszym etapie projektu.
SEO zaczyna się znacznie wcześniej, niż myśli większość firm
Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest przekonanie, że pozycjonowanie rozpoczyna się po opublikowaniu strony internetowej. Tymczasem najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy SEO uwzględnione jest już podczas planowania całego projektu.
Architektura informacji, struktura menu, sposób budowania adresów URL, nazewnictwo podstron czy możliwość późniejszej rozbudowy serwisu – wszystkie te elementy mają wpływ na widoczność strony w wyszukiwarce. Jeżeli nie zostaną przemyślane odpowiednio wcześnie, późniejsze poprawki bywają kosztowne i czasochłonne.
Dlatego w briefie warto napisać nie tylko o tym, że strona ma być „zgodna z SEO”. To zbyt ogólne stwierdzenie. Znacznie bardziej pomocne będą informacje dotyczące planowanych działań marketingowych oraz kierunku rozwoju serwisu.
Dobrą praktyką jest uwzględnienie takich informacji jak:
- najważniejsze usługi lub produkty, które mają być promowane,
- planowana sekcja blogowa,
- potrzeba rozbudowy content marketingu,
- wymagania dotyczące szybkości działania strony,
- planowane działania SEO w kolejnych miesiącach,
- integracja z narzędziami analitycznymi.
Im wcześniej kwestie SEO zostaną uwzględnione, tym łatwiej stworzyć stronę gotową do skutecznego pozycjonowania.
Inspiracje? Jak najbardziej. Ale opisz, co Ci się w nich podoba.
Praktycznie każdy klient ma zapisanych kilka stron internetowych, które zrobiły na nim dobre wrażenie. I bardzo dobrze. Inspiracje są niezwykle pomocne, o ile nie kończą się na przesłaniu pięciu linków bez żadnego komentarza.
Projektant nie wie, czy zwróciłeś uwagę na kolorystykę, układ treści, animacje, sposób prezentacji oferty czy może intuicyjną nawigację. Dla jednej osoby „fajna strona” oznacza minimalistyczny design, dla innej rozbudowane efekty wizualne.
Dlatego zamiast ograniczać się do listy adresów, warto dopisać kilka zdań wyjaśniających, dlaczego dane realizacje przypadły Ci do gustu. To drobny szczegół, który często pozwala zaoszczędzić wiele godzin pracy podczas projektowania.
Kto odpowiada za treści?
To temat, który wyjątkowo często wraca już po rozpoczęciu projektu. Gotowe makiety czekają na teksty, programiści kończą wdrożenie, a klient dopiero zaczyna zastanawiać się, kto właściwie napisze ofertę.
Dlatego już na etapie briefu warto ustalić zakres odpowiedzialności. Czy teksty przygotowuje klient? Agencja? A może copywriter współpracujący z obiema stronami? Podobnie wygląda kwestia zdjęć, materiałów wideo, ikon, ilustracji czy animacji.
Brak gotowych materiałów jest jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień we wdrażaniu nowych stron internetowych. Lepiej ustalić to wcześniej niż przesuwać termin publikacji z powodu kilku brakujących podstron.
Coraz więcej firm korzysta z dedykowanych narzędzi do tworzenia briefów
Jeszcze kilka lat temu większość briefów powstawała w Wordzie, Excelu albo jako długie wiadomości e-mail. Dzisiaj coraz więcej agencji i firm korzysta z dedykowanych aplikacji, które prowadzą użytkownika przez cały proces krok po kroku. Takie rozwiązania pomagają uporządkować wymagania projektowe, pilnują kompletności informacji i znacząco ograniczają ryzyko pominięcia ważnych elementów.
Jednym z przykładów jest Briefstreak – narzędzie stworzone z myślą o profesjonalnym briefowaniu projektów cyfrowych. Zamiast zastanawiać się, o czym jeszcze warto wspomnieć, użytkownik przechodzi przez logicznie uporządkowane etapy, odpowiadając na pytania dotyczące celów biznesowych, funkcjonalności, grupy docelowej czy wymagań technicznych. To rozwiązanie dobrze sprawdza się zarówno po stronie klientów, jak i agencji, ponieważ porządkuje komunikację już od pierwszego kontaktu.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z klasycznego dokumentu, formularza online czy dedykowanej aplikacji, najważniejsze pozostaje jedno – brief powinien pomagać w zrozumieniu projektu, a nie być dokumentem tworzonym wyłącznie „dla zasady”.
Najczęstsze błędy podczas przygotowywania briefu
Większość problemów nie wynika z błędnych odpowiedzi. Wynika z ich braku.
Lakoniczne opisy, pomijanie informacji o celach biznesowych czy wpisywanie „do ustalenia” w połowie dokumentu sprawiają, że wykonawca musi sam dopowiadać sobie wiele rzeczy. To z kolei zwiększa ryzyko nieporozumień oraz wydłuża cały proces realizacji.
Najczęściej spotykamy się z takimi błędami:
- brak jasno określonego celu strony,
- zbyt ogólny opis działalności firmy,
- nieprecyzyjne określenie grupy docelowej,
- pominięcie informacji o budżecie lub terminie realizacji,
- brak listy wymaganych funkcjonalności,
- nieuwzględnienie SEO,
- brak informacji o odpowiedzialności za przygotowanie treści,
- przesyłanie inspiracji bez wyjaśnienia, co konkretnie ma zostać wykorzystane.
Na pierwszy rzut oka wydają się to drobiazgi. W praktyce to właśnie one najczęściej decydują o liczbie poprawek, czasie realizacji i końcowym budżecie projektu.
Podsumowanie
Jeżeli zastanawiasz się, jak przygotować brief do strony internetowej, pamiętaj o jednej zasadzie – nie tworzysz dokumentu dla agencji. Tworzysz go przede wszystkim dla własnego projektu. Im lepiej opiszesz cele biznesowe, grupę docelową, funkcjonalności i oczekiwania, tym większa szansa, że nowa strona będzie skutecznie wspierała rozwój firmy.
Dobry brief nie gwarantuje sukcesu projektu, ale znacząco zwiększa prawdopodobieństwo, że wszystkie osoby zaangażowane w jego realizację będą zmierzać w tym samym kierunku. A to, wbrew pozorom, jedna z najlepszych inwestycji, jakie możesz zrobić jeszcze przed rozpoczęciem prac nad nową stroną internetową.
